Настроили один шаблон договора для ООО, ИП и ФЛ
Что получил клиент
Формирование договора стало мгновенным. Менеджеру больше не нужно вручную переделывать документ под форму клиента, проверять, какой способ подписания использовать, и помнить о дополнительных соглашениях.
Один запуск бизнес-процесса:
- формирует правильный договор;
- защищает от создания документа без реквизитов;
- ставит менеджеру необходимые задачи;
- передаёт договор в единый реестр.
Доработка существующего процесса заняла 2 часа. Разработка аналогичного решения с нуля занимает около 5 часов.
С какой задачей обратились
Наш бизнес-процесс формирования комплексного договора был рассчитан только на работу с ООО.
Если клиентом становился ИП или физическое лицо, менеджеру приходилось вручную переделывать документ: менять шапку договора, реквизиты и данные подписанта.
Нужно было сохранить один универсальный договор, но автоматически адаптировать его под разные формы клиентов и разные сценарии подписания.
Что сделали
Доработали бизнес-процесс «Договор комплексный», который менеджер запускает из карточки компании.
После запуска Битрикс24 определяет, с кем заключается договор:
- ООО;
- индивидуальный предприниматель;
- физическое лицо.
В зависимости от формы клиента система автоматически подставляет в универсальный шаблон:
- нужную шапку договора;
- реквизиты клиента;
- данные подписанта.
Условия договора при этом не меняются: мы используем единый комплексный договор для всех клиентов.
Перед формированием документа бизнес-процесс проверяет наличие обязательных реквизитов.
Если данных недостаточно, менеджер получает уведомление о необходимости заполнить реквизиты, а бизнес-процесс завершается. Это защищает от создания договора с пустыми или некорректными данными.
После заполнения реквизитов менеджер повторно запускает процесс.
После формирования договора Битрикс24 ставит менеджеру задачи с учётом типа клиента.
- Для ООО и ИП: подключить клиента к ЭДО и отправить договор на подписание.
- Для физического лица: через Битрикс24.Подпись подписать соглашение об использовании электронной подписи, а затем сам договор.
Менеджеру не нужно помнить, какие документы и действия требуются в каждом случае: система сама запускает правильный сценарий.
После формирования договор автоматически передаётся в отдельный смарт-процесс. В нём ведётся единый учёт всех договоров независимо от формы клиента и способа подписания.
Процесс стал практически мгновенным. Запускаем один бизнес-процесс и сразу получаем готовый договор под нужный тип клиента. Все уходит менеджеру в задачу.
Что можно взять для своего бизнеса
Это базовый рабочий сценарий. Его можно расширить под процессы конкретной компании.
- Автоматически отправлять договор на согласование руководителю или юристу, если сумма или условия выходят за установленные рамки.
- Добавить разные виды договоров и выбирать нужный шаблон по услуге, направлению работы или категории клиента.
- Автоматически присваивать номер договора по единой системе нумерации.
- Контролировать подписание: ставить задачи менеджеру, отправлять напоминания и фиксировать просрочку.
- Менять статус договора в смарт-процессе после отправки, подписания или отказа клиента.
- Хранить все версии и связанные документы в одной карточке: договор, соглашения, приложения и дополнительные соглашения.
- Настроить контроль сроков действия и заранее уведомлять ответственного о продлении договора.
- Запускать дальнейшие процессы после подписания: выставление счёта, постановку задач исполнителям или перевод клиента на сопровождение.
В результате можно автоматизировать не только формирование документа, а весь путь договора: от заполнения реквизитов до подписания, исполнения и продления.
Разберём ваш процесс и предложим следующий шаг
На первой встрече определим, где теряются заявки и что стоит автоматизировать в первую очередь.